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Rechtssicherheit - Aktendigitalisierung

Alle rechtlichen Vorgaben
einfach erfüllt

Mit unserer langjährigen Erfahrung im Bereich digitaler Akten, sorgen wir dafür, dass Sie in allen rechtlichen Fragen rund um Dokumente und Akten immer auf der sicheren Seite sind. Alle unsere Prozesse erfüllen die jeweils aktuellen Standards und gesetzlichen Vorgaben, und dies bei vertretbaren Kosten, hoher Effizienz und einfacher Handhabung. Zusätzlich eröffnen wir Ihnen mit der e-Signatur einen unkomplizierten und rechtsicheren Weg, alle Dokumente als digitales Original zu kennzeichnen.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zu allen Aspekten rund um die rechtskonforme Verarbeitung und Archivierung Ihrer Dokumente.

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Welche gesetzlichen Regeln
müssen beachtet werden?

Bei der Digitalisierung Ihrer Akten stellen wir sicher, dass alle in Deutschland relevanten rechtlichen Vorschriften eingehalten werden, darunter das Archivgesetz, das die Aufbewahrung und den Transport von Archivgut regelt, das Bundesdatenschutzgesetz für den Umgang mit personenbezogenen Daten sowie die technischen Richtlinien GoBS und GDPdU, die die Anforderungen an die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung digitaler Akten festlegen. Darüber hinaus arbeiten wir streng nach Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Was regeln GoBS und GDPdU?

Alle digitalisierten Dokumente können mittels e-Signatur rechtssicher als digitales Original gekennzeichnet werden. Hiermit werden beispielweise typische rechtliche Anforderungen, wie die des deutschen Bundesministerium für Finanzen (BMFin), zur Speicherung von Geschäftsdaten nach GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) oder GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) auf der Basis der Technischen Richtlinien des BSI "TR-ESOR" und "TR-RESISCAN" mit vertretbaren Kosten, hoher Effizienz und einfacher Handhabung erfüllt. Somit kann eine rechtssichere Dokumentation für gespeicherte Daten jeder Art realisiert werden, die qualitativ durch eine gesetzlich gültige Zeitangabe versiegelt aufgewertet- hohe juristische Beweiskraft aufweist

Elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel nach BSI-Richtlinien

Technisch sind sie vergleichbar mit den elektronischen Signaturen. Der wesentliche Unterschied ist die Zuordnung zu einer juristischen anstatt einer natürlichen Person. Während mit elektronischen Signaturen eine Willenserklärung abgegeben werden kann, dient das elektronische Siegel einer Institution als Herkunftsnachweis: Es kann überall dort eingesetzt werden, wo eine persönliche Unterschrift nicht notwendig, aber der Nachweis der Authentizität gewünscht ist (z. B. bei amtlichen Bescheiden, Urkunden, Kontoauszügen etc.). Eine Zertifizierung nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03125 (enthält Vorgaben zu elektronischer Langzeitarchivierung)  erfüllt die technischen und organisatorischen Sicherheitsanforderungen der eIDAS-Verordnung für qualifizierte Signatur- und Siegelzertifikate.

Mehr zu den Zertifikaten>>

So funktioniert die elektronische Signatur

1. Vorbereitung

Das elektronische Dokument wird erstellt und auf Integrität und Vollständigkeit überprüft.

2. Signierung

Der Inhaber der Signatur nutzt ein elektronisches Verfahren, um das Dokument zu signieren. Dabei wird ein digitaler "Stempel" auf das Dokument gesetzt, der es als von ihm signiert kennzeichnet.

3. Übertragung

Bringen Sie alle Dokumente, die Ihre Mitarbeiter betreffen, in digitale Form, einschließlich Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Informationen zu Lohn und Gehalt.

4. Verifikation

Der Empfänger des Dokuments kann die Authentizität der e-Signatur verifizieren, indem er mit einem BSI Verifikationstool überprüft, ob der digitale "Stempel" gültig und unverändert ist.

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