E-Akte: Die Zukunft der Aktenverwaltung

Die Welt bewegt sich immer schneller in Richtung digitaler Lösungen, und die Umstellung auf eine E-Akte (elektronische Akte) ist für Unternehmen ein unverzichtbarer Schritt in diese Richtung. Die elektronische Akte ist ein zentrales Element in der digitalen Transformation von Unternehmen. Sie bezieht sich auf die Digitalisierung von Papierdokumenten und deren Verwaltung in einem elektronischen Format.  Aktendigitalisierung ist Ihr zuverlässiger Partner, um diesen Übergang mühelos zu meistern. Unsere Dienstleistungen sind speziell darauf ausgerichtet, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, um Ihre Papierakten effizient und sicher zu digitalisieren. Im Vordergrund steht hierbei vor allem die Durchführung und Einhaltung der Digitalisierung im Rahmen der höchsten Sicherheitsstandards.

Was bedeutet die Einführung der E-Akte?

Die E-Akte ist mehr als nur die digitale Version Ihrer Papierdokumente, sie ist ein wichtiger Bestandteil des papierlosen Büros. E-Akten stehen für einen modernen, effizienten und sicheren Weg, um Informationen zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen. Die Umstellung auf die E-Akte bedeutet eine signifikante Steigerung der Produktivität durch schnelleren Informationszugang und verbesserte Dokumentenverwaltung. 
 

Wie funktioniert die Digitalisierung?

 

1. 1. Vorbereitung: Wir erfassen Ihre Papierunterlagen und bereiten sie auf den Digitalisierungsprozess vor.
2. 2. Digitalisierung: Mithilfe modernster Scantechnologie werden Ihre Dokumente in ein digitales Format überführt und für die Eingliederung in das Softwaresystem bereitgestellt

 

Vorteile der E-Akte

Produktivität: Die E-Akte erleichtert den schnellen Zugriff auf Dokumente, da die langwierige manuelle Suche in physischen Akten entfällt. Digitale Suchfunktionen ermöglichen es, benötigte Informationen in Sekunden zu finden.

Platzersparnis: Da alle Dokumente digital gespeichert sind, wird weniger physischer Lagerplatz benötigt. Dies kann zu einer erheblichen Reduzierung von Bürofläche und -kosten führen.

Sicherheit: Elektronische Akten können durch verschiedene Sicherheitsmaßnahmen, wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen, besser geschützt werden als physische Akten. Dies trägt zur Datensicherheit bei und unterstützt die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.

Zugänglichkeit: E-Akten können von autorisiertem Personal von verschiedenen Standorten aus abgerufen werden, was die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch innerhalb einer Organisation verbessert.

Nachhaltigkeit: Die Reduzierung des Papierverbrauchs durch die Nutzung von E-Akten trägt zu einem umweltfreundlichen Bürobetrieb bei.

Compliance: Die E-Akte erleichtert die Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorschriften hinsichtlich der Dokumentenaufbewahrung und -verwaltung.


 

Wie sicher sind E-Akten?

Bei der Umstellung auf eine E-Akte stehen Sicherheitsaspekte im Vordergrund. Aktendigitalisierung gewährleistet, dass Ihre digitalisierten Daten nicht nur effizient, sondern auch sicher digitalisiert werden. Unsere Prozesse sind streng nach den aktuellen Datenschutzrichtlinien ausgerichtet, sodass die Einhaltung von Compliance-Standards jederzeit gewährleistet ist. Mit unserer Expertise in der sicheren Digitalisierung können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre E-Akten nicht nur effizient, sondern auch unter höchsten Sicherheitsstandards digitalisiert werden.


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